Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute-Savoie Pays de Gex, le Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE) est un établissement public de santé intercommunal.
Il comporte plus de 1400 lits et emploie 4 900 collaborateurs. Sa mission est de garantir des soins de qualité pour la population des bassins d’Annecy, du Genevois français, du Pays de Bellegarde et du Pays de Gex.
Il assure aussi des activités de pointe telles que la chirurgie cardiaque, la neurochirurgie, la réanimation, la cardiologie interventionnelle, pour l’ensemble de la Haute-Savoie et le nord de l’Arc Alpin.

BUT Carrières sociales – parcours Coordination et gestion des établissements et services sanitaires et sociaux

1.      Mission principale proposé

Structurer et accompagner la gestion de projets au sein de la coordination des secrétariats médicaux, tout en contribuant à l’analyse et à l’amélioration des pratiques RH liées aux effectifs, aux compétences et à l’organisation du travail.

Le stagiaire ne se substitue pas aux coordinatrices : il apporte une méthode, des outils, un regard analytique et un suivi structuré, sous la responsabilité du maître de stage. Les travaux RH sont réalisés sur des données agrégées ou anonymisées, sans participation aux décisions individuelles relevant de l’encadrement.

2.      Objectifs du stage

•         Analyser le fonctionnement d’un ou plusieurs secrétariats et identifier les points d’amélioration.

•         Formaliser une méthode simple et commune de conduite de projet.

•         Participer à la conduite d’un projet pilote de réorganisation ou d’amélioration.

•         Construire des indicateurs de suivi avant / après.

•         Produire des outils directement réutilisables par les coordinateurs.

•         Analyser les enjeux RH du périmètre : effectifs, absentéisme, postes vacants, mouvements, intégration, compétences et besoins de formation.

•         Proposer des outils simples d’aide au pilotage RH, à l’intégration des nouveaux agents et à l’anticipation des besoins.

•         Comprendre les conditions de réussite de la mise en œuvre d’un projet : adhésion des équipes, résistances au changement, tensions ou conflits, hétérogénéité des compétences et contraintes propres à chaque secteur.

3.      Travaux pouvant être confiés au stagiaire

4.      Exemple de projet pilote

Réorganisation d’un secrétariat médical, amélioration d’un processus fragile ou projet RH transversal (continuité de service, intégration, compétences / formation, anticipation des remplacements).

1. Situation initiale : Décrire le fonctionnement actuel et objectiver les difficultés.

2. Diagnostic : Analyser les causes, les acteurs concernés, les contraintes et les marges de manœuvre.

3. Objectifs : Définir des objectifs précis et mesurables.

4. Scénarios : Comparer plusieurs pistes d’organisation et leurs impacts.

5. Plan d’action : Définir qui fait quoi, quand, avec quels moyens.

6. Mise en œuvre / conduite du changement : Accompagner les coord dans le déploiement, observer les réactions du collectif, identifier les freins et adapter le plan d’action.

7. Évaluation : Mesurer les résultats et formaliser les ajustements nécessaires.

5.      Une attention particulière à la mise en œuvre du projet

Un projet pertinent sur le papier peut être difficile à déployer sur le terrain. Le stagiaire devra donc intégrer la dimension humaine du changement, sans se substituer à l’encadrement.

Analyser les freins et leviers de mise en œuvre : adhésion, résistances, tensions ou conflits, différences de compétences et réalités propres aux secrétariats ; proposer avec la coordo les actions adaptées (information, concertation, formation, clarification des rôles, test et ajustements).

6.      Exemples d’indicateurs à travailler

•         volumes d’appels, taux de décroché et appels non répondus ;

•         délais de rendez-vous ;

•         volume de tâches en attente ;

•         répartition de la charge entre agents ;

•         continuité de service et gestion des absences ;

•         taux d’absentéisme ;

•         postes vacants, délais de remplacement et mouvements d’effectifs ;

•         suivi de l’intégration des nouveaux agents et besoins de formation ;

•         délais de traitement de certains flux ou dossiers ;

•         retour des professionnels concernés après réorganisation.

7.      Niveau de responsabilité selon l’année de BUT

8.      Livrables attendus en fin de stage

•         1 diagnostic organisationnel synthétique ;

•         1 projet pilote conduit ou accompagné ;

•         1 tableau de bord d’indicateurs ;

•         1 tableau de bord RH synthétique (effectifs, absences, postes vacants, intégration / formation) ;

•         1 fiche projet standardisée ;

•         1 plan d’actions et outil de suivi ;

•         1 « kit gestion de projet » réutilisable par les coordinatrices ;

•         1 analyse des conditions de mise en œuvre et des leviers de conduite du changement (freins, adhésion, compétences, accompagnement).

•         1 bilan et recommandations pour la poursuite de la démarche.

étudiants en 2 ou 3ème année BUT Carrières sociales parcours coordination et gestion des établissements et services sanitaires et sociaux