Coordinateur des secrétariats médicaux - H/F
L'établissement
Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute-Savoie Pays de Gex, le Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE) est un établissement public de santé intercommunal.
Il comporte plus de 1400 lits et emploie 4 900 collaborateurs. Sa mission est de garantir des soins de qualité pour la population des bassins d’Annecy, du Genevois français, du Pays de Bellegarde et du Pays de Gex.
Il assure aussi des activités de pointe telles que la chirurgie cardiaque, la neurochirurgie, la réanimation, la cardiologie interventionnelle, pour l’ensemble de la Haute-Savoie et le nord de l’Arc Alpin.
Le poste
Description du poste :
- Sous la responsabilité de la Directrice et de l’attachée responsable des secrétariats médicaux, assurer l’encadrement de proximité de l’équipe des secrétaires médicales en vue d’organiser, de coordonner, de mettre en œuvre, les tâches des secrétaires médicales au sein des services.
- Encadrer les différents acteurs médico-administratifs en lien avec la démarche qualité, les parcours patients au sein des différents secteurs
- Ce travail de coordination se fait en lien avec l’équipe des coordinatrices de pôle du CHANGE pour permettre la mise en place d’organisation bi-site en filière.
- Répartition des secteurs entre 6 coordinatrices d’un effectif de 278 agents travaillant dans 82 secrétariats.
Activités et missions principales :
Organisation et coordination des tâches
- Après avoir pris connaissance du fonctionnement et de l’organisation des secteurs, Il met en œuvre et ajuste en tant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés, évolution et transformation du métier.
- Il confirme le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.
- Il organise la prise en charge et la formation des nouveaux agents, assure le suivi des acquisitions et l’évaluation des stagiaires et des professionnels en reclassement professionnel
- Il aide les secteurs pour prioriser les actions afin d’adapter le travail des secrétariats (tâches, répartition des agents) et apporte son expertise pour mettre en place une organisation efficace, conseille les équipes sur le modèle à déployer en apportant de la technicité professionnelle
Suivi des activités
- Il met en œuvre l’évaluation de l’activité et des pratiques du secrétariat compte tenu des objectifs et orientations fixés par l’établissement et le pôle
- Il élabore le programme de travail en assure la coordination en vue de rationaliser la mise en œuvre des tâches de secrétariat et d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail.
Animation des équipes
- Il assure la diffusion des informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical.
- Et organise et participe aux différentes réunions et groupes de travail.
Gestion des plannings
- Le coordinateur(trice) supervise le planning en tenant compte des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti. Il organise la continuité de service en veillant au maintien de l’organisation. (Logiciel CHRONOS)
Gestion des effectifs
- Il participe ou gère les entretiens de recrutement pour le remplacement des postes vacants selon le mode d’organisation mis en place avec le groupe des coordinatrices du CHANGE sous la responsabilité du secteur des AMA à la DUQEP.
Evaluation professionnelle et formation
- Il assure l’entretien d’évaluation annuelle
- Il recueille et propose les besoins en formation des personnels des secrétariats
- Gérer l’accueil de stagiaires secrétaires médicales (entretiens, suivis)
Missions transversales :
- Il collabore avec les différents corps de métier dans le cadre des parcours patients et participe à la mise en œuvre des projets institutionnels, accompagne les projets de restructuration, analyse des besoins, participation au COPIL.
- Il assure le recueil et le suivi des indicateurs d’activité (tenue du dossier médical, délai de réponse téléphonique, délais de rendez-vous par spécialités…).
- Il assure la continuité de gestion lors des absences de ses collègues coordinatrices.
Conditions particulières d’exercice :
- Horaires de travail – Forfait cadre
- CA / RTT : 28 / 19
Vaccination Covid19 obligatoire
Lieu d’exercice :
- CHANGE, site de Saint-Julien avec déplacements sur les différentes structures
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Sous la responsabilité hiérarchique de l’attachée responsable des secrétariats médicaux du CHANGE
- Relation fonctionnelle des Chefs de pôle, Chef de service.
Profil recherché
Compétences requises :
Savoir-faire :
- Très bonnes connaissances en technique de secrétariat, informatique et logiciel
- Animer, mobiliser, fédérer une équipe en sachant repérer et gérer les conflits
- Fixer des objectifs et évaluer les résultats
- Savoir déléguer
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir transmettre son savoir
Savoir-être :
- Avoir le sens des priorités et de l’anticipation
- Savoir prendre des initiatives
- Être à l’écoute, dynamique et rigoureux
- Avoir des capacités d’analyse
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve de diplomatie, d’objectivité et d’adaptation
- Loyauté
Qualifications requises :
- BAC +2 ainsi que le diplôme de secrétaire médicale.
Expériences requises :
- Expérience en organisation/management des secrétariats (médical et/ou administratif) ainsi qu’en gestion, animation d’équipe et/ou encadrement
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile