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PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES CANDIDATS - RECRUTEMENT

La présente note d’information décrit les pratiques du Centre Hospitalier Annecy Genevois et du Centre Hospitalier du Pays de GEX (ci-après CHANGE/CHPG ou Nous) pour assurer une protection adéquate des données personnelles traitées en tant que responsable de traitement, dans le cadre du processus de recrutement. 

En postulant au CHANGE/CHPG, vous reconnaissez et déclarez avoir lu et accepté la présente charte de protection des données à caractère personnel et ainsi acceptez que vos données soient collectées, stockées, utilisées et traitées par le CHANGE/CHPG pour la gestion des candidatures, le recrutement et l’embauche des futurs collaborateurs dans les conditions détaillées ci-dessous. En fournissant vos coordonnées, vous acceptez que Nous puissions vous contacter à des fins de recrutement.

1.     Pourquoi le CHANGE/CHPG traite t-il vos données personnelles ?

Dans le cadre de ses traitements dans le domaine des ressources humaines, qu’il soit mis en œuvre à partir d’outils internes ou externalisés auprès de prestataires, Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités spécifiques et déterminées que sont le recrutement et le traitement de votre candidature et la constitution d’une CVthèque.

Le traitement ainsi déployé permet de :

• Réceptionner, enregistrer, classer les CV et les lettres de motivation ;
• Gérer les procédures de recrutement en lien avec la hiérarchie des agents à recruter ;
• Analyser les candidatures et évaluer les candidats ;
• Répondre aux candidats à un emploi ;
• Conserver un vivier des candidatures arrivées en fin de processus de recrutement.
• Établir des statistiques et reporting pour évaluer le processus de recrutement et l’activité du service
• Accomplir des formalités juridiques obligatoires et alimenter le dossier administratif des candidats retenus ;

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CHANGE/CHPG de mettre en place des recrutements de collaborateurs.

2.    Quel type de données personnelles collectons-nous vous concernant ?

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection.

Les informations et données à caractère personnel, que nous sommes amenés à recueillir et à traiter vous concernant, sont proportionnées à la situation et au profil du poste, et nécessaires à l’évaluation de l’adéquation de vos aptitudes professionnelles avec le profil des postes ouverts.

Pour postuler :

• Vous pouvez vous créer un compte et compléter un formulaire
• ou nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation

Les données obligatoires du formulaire en ligne sont : 

• Données d’identification/état Civil : Genre, nom, prénom, coordonnée téléphonique, email, ville de résidence. Ces données sont également nécessaires à la création de compte, vous permettant de gérer vos candidatures et votre compte.

• Données de vie professionnelle : Niveau de diplôme, expériences professionnelles, compétences, langues parlées, Curriculum vitae (formation, distinctions, diplômes, expériences professionnelles, compétences, qualités professionnelles), lettre de motivation.

Vous retrouverez ces données dans votre compte.

• Autres Données : Données contenues dans les documents que vous nous transmettez lors de votre candidature, Réponses aux différents tests associés à notre offre d’emploi. Ces tests permettent d’évaluer vos compétences (ex en français, Word, Excell) ou votre personnalité (tests psychométriques).

• Données de connexion : dates de création de compte et de dernière visite et pages visités (si acceptation des cookies)

La fourniture de ces informations conditionne votre participation au processus de recrutement.

Les données facultatives sont : Photo de profil, date de naissance. 

Dans un second temps, lors des éventuels entretiens de recrutement, Nous collecterons des données complémentaires (motivations et parcours...) en lien avec le poste concerné par le recrutement. Ces données peuvent concernées :  Données de vie personnelle – des Informations d’ordre économique et financière – des références (avec votre accord pour prendre contact avec)

Le CHANGE/CHPG ne collecte pas de données dites sensibles (origine raciale, ethnique, opinion politique, philosophique ou religieuse, de santé ou sur la vie sexuelle) sauf si la loi l’y oblige afin de pourvoir un poste au sein de nos établissements dans ce cas vous serez informé et devrez y consentir expressément.

Néanmoins, le CHANGE/CHPG vous informe que dans le cadre du processus de recrutement pour un poste de personnel médical ou soignant, les états de vaccinations peuvent être demandés notamment lors de l’entretien d’embauche.

De même, le CHANGE/CHPG en tant qu’établissement public bénéficie d’un accès au bulletin n°2 du casier judiciaire des personnes susceptibles d’être embauchées aux fins de vérification de la compatibilité des mentions figurant au casier judiciaire avec les fonctions à exercer conformément aux dispositions législatives et règlementaire. Cette appréciation est réalisée, au cas par cas. 

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

3.    Qui a accès à vos données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature ?

Dans tous les cas, le processus de recrutement se déroule entre d’une part les services des Ressources Humaines, les chargés de recrutement et les Responsables du service pour lesquels les postes sont ouverts.

Vos données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des prestataires de services avec lesquels Nous travaillons et notamment le prestataire ALTAGILE responsable de l’hébergement de la plateforme de recrutement et de notre Cvthèque. Ce prestataire a accès à vos données uniquement dans la mesure de ce qui est nécessaire à ses missions et s’engage à ne pas faire d’autre usage de vos données conformément à la présente charte de confidentialité.

En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).

4.    Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles utilisées dans le cadre de notre processus de recrutement et de notre CVthèque pendant la période nécessaire à la gestion de votre candidature et dans les limites prévues par la loi si elle permet une durée plus longue.

Ainsi sauf opposition de votre part, nous conserverons pendant 2 ans à compter du dernier contact avec vous dans notre Cvthèque vos données à caractère personnel afin de nous permettre de vous recontacter et de vous proposer d’autres postes susceptibles de vous intéresser.

Au-delà de ces deux ans vos données seront archivées pour une période de 3 ans à des fins probatoires.

Par ailleurs, votre compte et profil est conservé tant que vous y accéder, puis pendant une période de 2 ans à partir de votre dernière activité. Au-delà de cette période, les données sont supprimées, seul est conservé par notre prestataire, un identifiant composé de chiffre pour des besoins probatoires et de statistique.

Dans tous les cas, vous conservez la possibilité de supprimer votre compte et vos données en vous connectant à votre espace.

5.    Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?

Nous mettons en œuvre des procédures et mesures techniques et organisationnelles pour garantir l'intégrité et la confidentialité de vos données personnelles contre l'accès, l'utilisation et la divulgation non autorisés.

Ces mesures tiennent compte de l'état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que du risque et de la gravité pour les droits et libertés des personnes.

6.     Quels sont vos droits et comment les exercer ?

La règlementation sur la protection des données prévoit un certain nombre de droits et Nous nous engageons à vous permettre d'exercer ces droits de la manière la plus efficace.

Ainsi, vous disposez des droits suivants :

• Le droit d'accéder à vos données personnelles - auquel cas vous pouvez recevoir une copie de ces données, à moins que ces données ne vous soient directement mises à disposition, par exemple en version électronique ; A ce titre, vous pouvez accéder directement à votre compte et profil que vous avez créé.
• Le droit d’obtenir la rectification de vos données personnelles, si ces dernières sont inexactes, incomplètes ou obsolètes ; Vous pouvez modifier votre compte et profil à tout moment en vous connectant à votre espace.
• Le droit d'obtenir l’effacement (« droit à l'oubli ») de vos données personnelles. Vous pouvez supprimer votre compte et profil en vous connectant à votre espace.
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
• Le droit de demander une limitation du traitement des données dans les situations prévues par la règlementation

Enfin, Nous ne procédons à aucune décision individuelle automatisée concernant les candidats.

Vous disposez également du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données post-mortem.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits,

• Vous pouvez vous connecter à votre espace, pour modifier ou supprimer votre profil et données.
• Vous pouvez contacter le service de recrutement : drh.recrutement@ch-annecygenevois.fr, ou
• Vous pouvez contacter directement le Délégué à la Protection des Données : dpo@ch-annecygenevois.fr  ou à l’adresse suivante : Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer) – Direction Générale - Centre Hospitalier Annecy Genevois - 1 avenue de l’Hôpital - 74370 Epagny Metz-Tessy.
• Vous pouvez également utiliser le formulaire RGPD à disposition sur notre site internet www.ch-annecygenevois.fr et le retourner directement à dpo@ch-annecygenevois.fr.

Nous prendrons les mesures nécessaires pour vous répondre dans les meilleurs délais.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. Bien que nous vous suggérions de nous contacter au préalable, si vous souhaitez exercer ce droit, vous devez contacter directement la Commission de l’Informatique et des Libertés (la CNIL) CNIL – Service des plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, www.cnil.fr.

7.     Pour toute question la protection des données, qui contacter et comment ?

Toutes vos questions ou commentaires peuvent être soumis au Délégué à la Protection des Données (DPO) : dpo@ch-annecygenevois.fr ou Délégué à la Protection des données (Data Protection Officer) – Direction Générale - Centre Hospitalier Annecy Genevois - 1 avenue de l’Hôpital - 74370 Epagny Metz-Tessy.

La présente note d’information peut être modifiée, à tout moment notamment pour adapter ses termes aux évolutions ou changements des législations applicables. Les modifications seront communiquées de la manière la plus adéquate, notamment au moyen de sa publication sur internet. Nous vous recommandons par conséquent d’en prendre régulièrement connaissance.